改善企業(yè)管理溝通的策略分析

    現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化日益復(fù)雜，企業(yè)正面臨著全球化、信息化和知識(shí)化的挑戰(zhàn)，此外企業(yè)本身的規(guī)模越來越大，內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成越來越復(fù)雜，相關(guān)的企業(yè)越來越多，對市場和企業(yè)自身的把握越來越困難，員工之間利益、文化越來越呈現(xiàn)出多元化特征，內(nèi)外部人員間的矛盾和沖突不斷增加等。企業(yè)發(fā)展正面臨著這些問題，而解決這些問題的關(guān)鍵因素是管理溝通，于是如何實(shí)現(xiàn)有效的管理溝通成了現(xiàn)代企業(yè)管理迫在眉睫的問題，本文正是基于這樣的背景對改善企業(yè)管理溝通進(jìn)行了探討。

　一、掌握適度性原則

　目前，國內(nèi)有很多企業(yè)在制定戰(zhàn)略規(guī)劃后，都不能將企業(yè)的戰(zhàn)略意圖清晰地傳達(dá)給員工。由于缺乏有效的戰(zhàn)略溝通，非常容易導(dǎo)致企業(yè)各部門失去共同的方向和目標(biāo)，不能從全局出發(fā)，致使企業(yè)在實(shí)施戰(zhàn)略中屢屢受阻?？梢?，企業(yè)對員工適度的管理溝通是非常重要的。管理溝通的渠道設(shè)置及溝通頻率不能太多，也不能太少;而應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)具體業(yè)務(wù)與管理的需要，適度、適當(dāng)?shù)卦O(shè)置，以能達(dá)到管理目的為基準(zhǔn)。有些管理者往往會(huì)容易產(chǎn)生這樣兩種心理：擔(dān)心下屬?zèng)]有按照自己的要求工作，所以自己過于頻繁去現(xiàn)場查看或查問下屬的工作進(jìn)展情形，導(dǎo)致不必要的憂慮和管理資源浪費(fèi)，這是管理溝通過于頻繁的情形;或者又過于相信下屬會(huì)按照自己指令開展工作，因此對下屬的工作進(jìn)展很少過問，造成管理失控，給企業(yè)帶來損失，這又變成了管理溝通過于稀少的毛病。

　從被管理者的角度來講，也容易存在著相應(yīng)的溝通毛?。阂皇菧贤l率過高，為了討取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)欣賞與信任，或讓領(lǐng)導(dǎo)更多地了解自己的工作業(yè)績，有事沒事，有空沒空，經(jīng)常往領(lǐng)導(dǎo)辦公室匯報(bào)工作情況，既影響了自己工作開展，又給領(lǐng)導(dǎo)的正常工作造成干擾和低效率;二是溝通頻率過低，很多下屬以為自己干好自己的本職工作就行了，至于向不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，則根本不重要，理由是事實(shí)上不匯報(bào)，工作照樣可以圓滿完成，由此造成了按照要求應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)，卻沒匯報(bào)，使管理層對于具體工作的開展失去必要的信息反饋。所以溝通過多或過少，渠道設(shè)置太多或太少，均會(huì)影響管理溝通的效率、效益。太多時(shí)形成溝通成本太高，企業(yè)資源浪費(fèi);太少時(shí)又使得必要的管理溝通缺乏渠道和機(jī)會(huì)，信息交流受到人為限制，管理的質(zhì)量和強(qiáng)度受到影響，嚴(yán)重時(shí)影響企業(yè)生存發(fā)展的大局。因此，適當(dāng)?shù)匕盐兆∵m度性原則，對企業(yè)經(jīng)營管理有其現(xiàn)實(shí)重要性。

　二、掌握針對性原則

　管理溝通的針對性原則是指，所有管理溝通的活動(dòng)與過程設(shè)計(jì)，都是為了解決企業(yè)管理中的某些具體問題，支持、維護(hù)企業(yè)正常高效運(yùn)行而設(shè)置，每一項(xiàng)管理溝通活動(dòng)都有其明確合理的針對性。雖然不同企業(yè)的管理溝通具有一定的共性，但每個(gè)企業(yè)的內(nèi)外部條件、管理傳統(tǒng)、企業(yè)文化等等因素卻是個(gè)別的、獨(dú)特的，因此，每個(gè)企業(yè)的管理與管理溝通均應(yīng)該具有自己的個(gè)性化特征。這就要求我們在設(shè)置企業(yè)管理溝通模式時(shí)，必須充分考慮到具體企業(yè)的實(shí)際情況，所設(shè)置和采用的管理溝通模式，必須切合該企業(yè)的管理實(shí)際需要。企業(yè)管理溝通的具體溝通渠道、方式、內(nèi)容等等的設(shè)計(jì)，也必須具有明確的針對性。即必須考慮到企業(yè)設(shè)計(jì)這一溝通渠道、溝通內(nèi)容的目的是什么，是為了完成企業(yè)管理中的哪項(xiàng)工作，達(dá)到哪個(gè)目的。凡是無助于企業(yè)完成管理任務(wù)的溝通設(shè)計(jì)，無論其表面看來多么好和有吸引力，都應(yīng)該毫不猶豫地拋棄;而對于那些明顯有益于企業(yè)經(jīng)營管理，少了就會(huì)產(chǎn)生不利影響的溝通設(shè)計(jì)，則應(yīng)該將其加入和融入企業(yè)的總體管理溝通模式。

    三、創(chuàng)建有利于管理溝通的企業(yè)文化

　1. 領(lǐng)導(dǎo)人要深入基層。領(lǐng)導(dǎo)者與員工之間要經(jīng)常接觸，這些日常有意義的接觸是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部良好的溝通交流所必需的。如豐田公司第一位非豐田家族總裁——奧田碩，在長期的職業(yè)生涯中，贏得了公司內(nèi)部許多員工的深深愛戴，他總共有三分之一的時(shí)間在豐田城度過，常常和公司里的一萬多名工程師聊天，談近期工作和生活上的困難;美國TMWEM電腦公司老板，創(chuàng)立了“星期五啤酒聯(lián)歡制度”，每周五下午四點(diǎn)他和公司員工及員工家屬便喝啤酒便聊天，進(jìn)行交流;美國維克多公司總裁每周和自愿簽名的九名員工共近午餐、交流信息。領(lǐng)導(dǎo)人這樣做大大拉近了領(lǐng)導(dǎo)者與員工之間的心理距離，為組織的管理溝通營造了濃厚的友好氣氛?？梢?，領(lǐng)導(dǎo)人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果領(lǐng)導(dǎo)從不在公眾場合與員工們輕松交談，那么當(dāng)他在公司大會(huì)上發(fā)表演講后怎能聽到員工們的熱烈反響，要想改善內(nèi)部溝通，領(lǐng)導(dǎo)需要檢視自己，是否能象Intel公司的安迪·格魯夫那樣踏進(jìn)員工餐廳隨機(jī)地與員工一起就餐?領(lǐng)導(dǎo)人行動(dòng)的力量是對公司遠(yuǎn)景、價(jià)值觀和理念的最好說明。

　2. 創(chuàng)造良好的溝通氛圍。在我國企業(yè)中，由于傳統(tǒng)儒家思想的影響，上下級(jí)間的交流習(xí)慣于婉轉(zhuǎn)含蓄地表達(dá)自己的意圖，這些意圖需“察言觀色”、“聽弦外之音”、“用心揣摸”才能領(lǐng)悟，這在實(shí)踐上，許多人不能領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖或自己的意圖被領(lǐng)導(dǎo)誤解、忽視或視而不見，導(dǎo)致產(chǎn)生挫折感。事實(shí)上，每一個(gè)人都有豐富的物質(zhì)需求和精神需求，上、下級(jí)都要有足夠的洞察力來發(fā)現(xiàn)彼此的這些需求，并想方設(shè)法滿足這些需求。溝通是雙向互動(dòng)的，一方的態(tài)度影響另一方的行為。因而在現(xiàn)代企業(yè)中建立一種雙向互動(dòng)的溝通環(huán)境尤為重要。這種環(huán)境不僅指選擇能自由平等地溝通交流的自然環(huán)境，同時(shí)也包括營造雙方彼此的信賴及開誠布公的溝通氛圍。如上級(jí)的開放程度，上級(jí)能否容納不同意見，下級(jí)能否直抒己見，不迎上級(jí)意圖，保持自尊等。

　3. 注重情感。溝通不分層次和等級(jí)的懸殊，沒有地位和貧富的差異。將情感融入管理溝通的全過程，用情感溝通，使員工意識(shí)到他們存在的價(jià)值，從而激發(fā)出一種強(qiáng)烈的主人公意識(shí)，產(chǎn)生持久的工作熱情。情感溝通的第一層次是充分的相信和依靠員工，堅(jiān)定不移地支持員工的工作。特別是在員工面臨著矛盾、問題和困難時(shí)，管理者能始終如一地相信員工、依靠員工、支持員工的工作，這樣會(huì)使員工產(chǎn)生一種士為知己者死的決心和信念，它是促使員工努力克服困難，順利完成工作任務(wù)的有力的保證。情感溝通的第二層次是重視用情感去喚醒員工沉睡的工作激情和創(chuàng)造熱情，形成一種工作和創(chuàng)新的氛圍，并設(shè)法保持這種熱情。溝通的情感基礎(chǔ)須建立在真誠的前提下，要做到具有換位思考的能力，真正的從對方角度考慮問題，替對方著想。

　四、掌握一些技巧

　管理溝通的技巧在溝通時(shí)起著重要的作用，本文從以下方面進(jìn)行探討。

　1. 安排部門主管與員工充分溝通做到自上而下、自下而上、橫向交叉的全方位動(dòng)態(tài)溝通。企業(yè)管理人員應(yīng)及時(shí)了解員工的要求與擔(dān)憂，重視員工的意見與期望，同時(shí)還可以采取員工滿意度調(diào)查及邀請員工家屬來單位座談等方式。此外，關(guān)于企業(yè)的現(xiàn)狀與未來發(fā)展也應(yīng)與員工溝通，讓員工知道公司的長期戰(zhàn)略，以降低員工的抵觸和逆反心理。同時(shí)要做好外部溝通。

　2. 針對同類問題，溝通要集中，不要今天幾個(gè)，明天幾個(gè)，以避免溝通內(nèi)容的不一致性，要實(shí)話實(shí)說。溝通目標(biāo)應(yīng)清晰、全面、透明。人事部門應(yīng)定期發(fā)送電子郵件給各地員工，并歡迎員工提問題，通過這些溝通方式，增進(jìn)了員工對企業(yè)的了解，減少了一些不必要的猜疑、矛盾與沖突。

　3. 重要決策與制度應(yīng)在正式場合通過正式渠道向下傳遞。高層經(jīng)理不論在正式還是非正式場合都要向員工傳達(dá)確切的信息，另外企業(yè)高層之間也應(yīng)積極加強(qiáng)對話、交流與溝通。

　4. 管理者應(yīng)加強(qiáng)“有效傾聽”的能力。傾聽是溝通中的關(guān)鍵因素，在管理溝通中，管理者在接收和發(fā)送信息的整個(gè)溝通中，用在傾聽方面的時(shí)間應(yīng)占整個(gè)交流時(shí)間的45%左右。

　5. 有意識(shí)運(yùn)用非言語溝通的技巧。非言語溝通在實(shí)際溝通中起著非常重要的作用，甚至比通過語言表達(dá)的信息更為重要。非言語溝通包含身體動(dòng)作、空間利用和副語言等，如表1所示。在人們實(shí)際溝通過程中，非語言信息量占人們所接受總信息量的60%以上。

　6. 建立良好的溝通機(jī)制。第一種是通過正式的溝通渠道，如月會(huì)、周會(huì)、座談會(huì)、內(nèi)部刊物、公告欄等;第二種是通過非正式的溝通渠道，如電子郵件、周末旅游、小型聚會(huì)等。不局限于傳統(tǒng)的溝通方式，只要讓員工說話，并且是說自己愿意說的話，實(shí)現(xiàn)有限的溝通目的則行。

　現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營和管理環(huán)境不斷變化，對管理工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。對企業(yè)外部而言，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合與優(yōu)勢互補(bǔ)，需要掌握談判與合作中的溝通技巧;對企業(yè)自身而言，為了更好地在現(xiàn)有條件允許下，實(shí)現(xiàn)發(fā)展并服務(wù)于社會(huì)，需要熟練掌握處理好企業(yè)與政府、企業(yè)與公眾、企業(yè)與媒體等各方面關(guān)系的管理溝通技巧。本文探討了如何改善企業(yè)管理溝通，提出的一些方法及策略在現(xiàn)代企業(yè)管理中將會(huì)產(chǎn)生良好效果。