工程機械代理商如何建立債權部

    國內(nèi)市場發(fā)展現(xiàn)狀和國外市場發(fā)展歷程表明，分期付款、按揭和融資租賃等信用銷售方式肯定將成為未來中國工程機械市場占據(jù)主導位置的幾種銷售方式。信用銷售不僅極大地刺激了產(chǎn)品銷量的提升，同時也因為回款周期長、不確定因素多而給生產(chǎn)廠家和代理商帶來很大的市場風險。在這種市場大背景下，工程機械代理商必須盡快建立和完善債權管理部門，以應對信用銷售帶來的市場風險，使自己的企業(yè)處于安全運營狀態(tài)。在此，筆者總結最近兩年對工程機械代理商債權部的認識和了解，總結如下：

    一、 債權部是每一個工程機械代理商必須建立的部門

    很多工程機械代理商都感嘆掙錢不易，特別是信用銷售方式引入工程機械行業(yè)之后，銷售管理成為一項很復雜的工作，而且是馬虎不得的工作。盡管如此，部分工程機械代理商對市場風險的認識仍舊停留在口頭上，而沒有落實到實際工作中，市場運作還是重銷售而輕債權。事實上，正是由于缺乏有效的債權管理，不少代理商不但多年來的累計利潤全都“漂”在市場中，還負債經(jīng)營，一旦資金鏈崩潰，即造成不可挽回的破產(chǎn)局面。
    因此，筆者建立每一個工程機械代理商都應該建立自己的債權部，最起碼也要有專人負責債權管理工作。原因有兩個，一是全款銷售在整體銷售中最終只會占據(jù)一小部分，無論是整機、配件，還是有償服務，信用銷售都將是主體；二是在信用銷售流程中，一個完整銷售過程是以全部貨款按時回收作為終結點的，產(chǎn)品售出僅僅是銷售流程的前端部分，債權管理即是對回款風險進行有效控制，保證整個銷售流程的安全完成。
在工程機械代理商委員會2004年代理商生存狀態(tài)調(diào)查報告中顯示，接受調(diào)查的代理商中設立債權管理部門的比例不到50%。最近兩年來，隨著代理商對于債權管理的認識有了很大的提高，設立債權管理部的代理商越來越多。那么，多大規(guī)模的工程機械代理商需要建立專門的債權管理部呢？筆者以為，年銷售額在5000萬元人民幣以上的代理商都應該建立專門的債權部，聘用專職債權管理人員，而不是由銷售人員或其他崗位人員兼任。5000萬元人民幣相當于60臺左右中噸位的挖掘機或200多臺5噸級的裝載機，如果以40%首付比例計算，債權部至少要管理3000萬元以上的資金，這對于代理商及合作廠家來講都是一個不小的數(shù)目。俗話說，“商人重利”，債權管理部恰好是幫助代理商安全獲利的重要保證。

    二、 設立債權部的意義不僅僅是控制回款風險

    一些代理商認為，設立債權部的意義主要是控制應收賬款風險，說白了就是盯住回款。其實，應收賬款管理只是債權部職能的一部分，設立債權部的意義并不限于此，防范風險和利用風險也和控制風險一樣重要。
    1. 防范風險：防范風險主要指事前防范，即債權部在產(chǎn)品真正售出到達客戶手中之前應該做的風險防范工作。主要包括兩個環(huán)節(jié)，一是債權部在銷售部與客戶簽定銷售合同之前對客戶信用進行考察，剔除那些存在高風險因素的客戶；二是債權部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對客戶首付款進行審核，阻止銷售部向那些沒有按照合同規(guī)定支付首付款的客戶交付產(chǎn)品，避免在合同執(zhí)行初期就形成拖欠款。
    2. 控制風險：控制風險主要指在銷售合同履行過程中對客戶還款進行有效管理，減少拖欠行為。主要是計劃回款和督促回款，這也是現(xiàn)階段工程機械代理商在債權管理方面做得最多的工作。
    3. 利用風險：利用風險主要指通過對客戶信用規(guī)律的分析和總結，根據(jù)信用度對客戶實施分級管理，維持或擴大信用規(guī)模，使自己的抗風險能力成為市場競爭的重要武器。與風險防范和風險控制不同，利用風險似乎還是一個比較新鮮的話題，絕大多數(shù)代理商可能還考慮不到這個問題。市場風險是任何代理商都要面對的，抗風險能力強的代理商自然有更強的生存發(fā)展能力，市場風險就像一把利劍，能力差的代理商總在規(guī)避它，而能力強的代理商應該思考如何利用它，使之成為一道保護自己、打擊對手的競爭屏障。

     三、 債權部的三大主要職能

    工程機械代理商在建立債權部的時候基本上分為兩種模式，一種是按照債權管理流程劃分為三塊，即負責產(chǎn)品售前風險控制的銷售風險管理、負責產(chǎn)品貨款回收的應收賬款管理和負責處理法律糾紛的法律事務管理；另一種是按區(qū)域市場進行劃分，即根據(jù)管轄區(qū)域的大小安排若干名債券管理員，每名債權管理員都有相對應的管轄區(qū)域，統(tǒng)一負責銷售風險管理和應收賬款管理；法律事務則仍然由專人負責，往往是法律專業(yè)人士或律師來負責此項工作。無論是采用哪種模式，債權部有三大主要職能：
    1. 售前銷售風險管理：指債權部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對銷售風險進行的管理，主要包括客戶信用考察、客戶信用檔案建立與更新、銷售合同審核、銷售合同臺賬建立與管理、銀行及擔保機構接洽、產(chǎn)品交付審核、銷售條件調(diào)整建議等，通過淘汰信用不合格客戶和嚴把產(chǎn)品交付關，將售前銷售風險控制在最低水平。根據(jù)權威機構研究結果，實施事前控制，可以減少70%的銷售風險。
    2. 售后應收賬款管理：指對售出產(chǎn)品的回款進行管理，這也是代理商普遍最重視的一個環(huán)節(jié)，但也容易引起誤解，以為風險管理就是對應收賬款進行管理。售后應收賬款管理職能主要包括債權統(tǒng)計報表編制、債權分析、回款計劃制定與分解、回款計劃進度監(jiān)督、技術手段（如GPS）管理、外部機構（銀行）對帳、內(nèi)部機構（財務部門）對帳、擬采取強制手段客戶名單制定等，通過對應收賬款的有效管理，降低客戶還款逾期率和減少拖欠款客戶數(shù)量，提高回款率。盡管售后應收賬款管理是保證代理商正常資金周轉的最重要環(huán)節(jié)，但與售前銷售風險管理有著密切關系，售前把關不嚴，售后承受的壓力必然加大。
    3. 法律糾紛管理：指對超過合同約定期限的拖欠款客戶采取法律行動，包括向拖欠款客戶發(fā)出催款律師函、配合公安或法院追回售出產(chǎn)品、起訴拖欠款客戶等。相對而言，法律糾紛管理職能比較單純，但這也是代理商能夠采取的最后手段，也是代理商被逼無奈的選擇。需要指出的是，代理商對法律手段的使用應該更加主動，利用法律手段強化客戶的守法意識。否則，被動使用法律手段可能最終能夠解決嚴重拖欠款問題，但也暗示其他守法客戶可以拖欠款，對代理商從整體上改善拖欠款狀況并沒有太多的幫助。

    四、 真正提高債權部在代理商組織內(nèi)部的地位

    中國工程機械市場正處于從數(shù)量營銷向質(zhì)量營銷過渡的階段，盡管數(shù)量營銷給代理商帶來的弊端顯而易見，但繼續(xù)擴張規(guī)模仍然是現(xiàn)階段大多數(shù)工程機械代理商的首要目標。正是由于銷量的重要性，代理商對債權管理的重視程度并沒有真正體現(xiàn)在日場營銷運作中，突出表現(xiàn)在代理商經(jīng)常因為追求銷量而讓債權部為銷售部開綠燈放行，直接導致債權部為此而降低債權管理標準甚至形成虛無管理。
     每年上半年都是工程機械產(chǎn)品銷售旺季，代理商的工作重點就是積極促進銷量提升，銷售部承受了巨大的壓力。而下半年則因為廠家或銀行回款的壓力，代理商的工作重點就轉向收款，債權部的工作才開始被企業(yè)重視。這種“上半年抓銷量、下半年抓回款”的狀況如果循環(huán)往復，代理商的經(jīng)營安全根本得不到保證，投機色彩很濃。不顧一切上銷量必然是以降低甚至犧牲客戶信用標準為代價的，銷量越大意味著銷售風險越大，意味著回款壓力越大，債權部并沒有發(fā)揮債權管理的作用。因此，代理商在繼續(xù)擴充規(guī)模的同時，必須將債權部視為保障企業(yè)經(jīng)營安全的重要閘門，銷售上量必須與債權管理相得益彰，債權管理應該從始至終，貫穿整個銷售年度。
    提高債權部在組織內(nèi)部的地位不能是一句空話。在日常營銷運作過程中，債權部必須在以下幾個環(huán)節(jié)發(fā)揮作用：
    1. 參與產(chǎn)品銷售政策的制定，特別是銷售條件的制定；
    2. 銷售合同審核，在審核上債權優(yōu)先，即只有債權部審核通過的合同才能簽署；
    3. 代表企業(yè)向銷售部門下達回款計劃，銷售部門必須無條件執(zhí)行。
    那么，強化債權管理部的權力會不會影響銷量提升呢？不會。首先，債權部是依據(jù)代理
    商企業(yè)事先確定的標準開展工作的，這些工作標準并不是債權部自己制定的，而是綜合了銷售、財務、市場等多家部門意見，最終由總經(jīng)理拍板定奪的。其次，如果市場環(huán)境發(fā)生變化或代理商內(nèi)部資金狀況發(fā)生變化，都可以通過重新調(diào)整債權管理標準來對債權部的工作進行調(diào)控。也就是說，債權管理部是依據(jù)企業(yè)制定的標準實事管理的。

    五、 代理商應注意債權部與銷售部門、財務部門之間的工作銜接

     其實，工程機械代理商的債權管理工作并不是由債權部一個部門來完成的，銷售部和財
務部也是承擔債權管理工作的重要部門。銷售部負責銷售產(chǎn)品，債權部負責貨款回收，財務部負責資金管理，三者之間是相互制衡的關系。因此，在實際債權管理工作中，工程機械代理商需要重視三個部門之間的工作銜接：
    1. 強調(diào)完整銷售的真正含義是售出產(chǎn)品并全部回款；
    2. 強調(diào)三個部門在債權管理中擔負的共同責任；
    3. 定期組織三個部門召開工作協(xié)調(diào)會，建立協(xié)調(diào)機制；
    4. 統(tǒng)一規(guī)定三個部門的統(tǒng)計口徑，減少、消除因統(tǒng)計口徑不一致導致的工作摩擦；
    5. 增強財務部的營銷意識和服務意識，在財務統(tǒng)計中要考慮債權部的需要，減少重復勞動。