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下載手機(jī)APP 傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式正由于信息化的不斷發(fā)展在迅速地變革，但我國(guó)的企業(yè)信息化建設(shè)還處在起步階段，ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃)等信息化系統(tǒng)實(shí)施的成功率還較低。要提高ERP實(shí)施的成功率，就必須做好實(shí)施前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是保證高質(zhì)量實(shí)施ERP的基礎(chǔ)。
人們常用“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”來(lái)形容數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性，以此來(lái)表達(dá)對(duì)數(shù)據(jù)的高度重視。事實(shí)上，花在ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，真正需要大量時(shí)間完成的是伴隨整個(gè)實(shí)施過(guò)程的培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和管理變革這三項(xiàng)工作，它們往往占整個(gè)實(shí)施過(guò)程80%以上的時(shí)間。而且三者缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
數(shù)據(jù)一般分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩大類(lèi)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它通常包括系統(tǒng)本身的參數(shù)、單據(jù)編碼、物料編碼、庫(kù)位編碼、客戶(hù)編碼、供應(yīng)商編碼、工作中心編碼、人員編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)操作權(quán)限設(shè)置、財(cái)務(wù)的科目設(shè)置等。而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)則是業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它通常包括車(chē)間訂單申請(qǐng)、車(chē)間訂單、采購(gòu)訂單申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售出庫(kù)單、銷(xiāo)售發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單、供應(yīng)商發(fā)票、退庫(kù)單、收料單、退料單、付款單、庫(kù)存事務(wù)數(shù)據(jù)等。
由于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的類(lèi)型不同，在實(shí)施中采用的準(zhǔn)備對(duì)策也有所不同。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實(shí)施的開(kāi)始階段就著手準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間也比較長(zhǎng)，可以安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開(kāi)始準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間短，因而需要投入的人力也比較多。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是分布最廣、數(shù)量最多的數(shù)據(jù)。它既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
明確了需要準(zhǔn)備什么數(shù)據(jù)，下一步就是制定相應(yīng)的編碼規(guī)則。要確保ERP實(shí)施的質(zhì)量，必須強(qiáng)化實(shí)施中的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作來(lái)說(shuō)，就是制定適宜各業(yè)務(wù)部門(mén)使用的編碼規(guī)則，并要求各業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)真執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化要求，進(jìn)行規(guī)范化操作、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這樣才能保證ERP系統(tǒng)實(shí)施的質(zhì)量。
數(shù)據(jù)編碼規(guī)則基本都遵循以下原則:
唯一性: 即一物一碼，必須保證一種物料僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一種物料。同時(shí)必須避免和防止一物多碼和多物一碼現(xiàn)象的出現(xiàn)。例如: 物料編碼0001只能表示A零件。
標(biāo)準(zhǔn)性: 編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，盡可能與國(guó)際或國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。
另外，考慮到編碼應(yīng)盡可能好記易用，在滿(mǎn)足要求的情況下盡可能的短小，這樣有利于提高錄入效率。同時(shí)，讓編碼在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變，也有利于提高編碼的普及率和利用率。
實(shí)用性: 從實(shí)用性角度出發(fā)，編碼應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求，又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。
原來(lái)柳工的零件代碼是在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)由設(shè)計(jì)人員自行編制的，如: ZL50A.12A.3-1，其含義為ZL50A系列裝載機(jī)第12部分的第3個(gè)部件的第1個(gè)零件。每設(shè)計(jì)的一個(gè)零件最終必須歸屬到一個(gè)最終產(chǎn)品，如上面的ZL50A裝載機(jī)。而且，這種標(biāo)注方法不能確切知道其材料屬性，當(dāng)其材料設(shè)計(jì)更改時(shí)，零件號(hào)只會(huì)更改為ZL50A.12A.3-1A或ZL50A.12A.3-1B。在實(shí)施ERP之后，需要使用物料、部門(mén)、工作中心、倉(cāng)庫(kù)、貨位、帳號(hào)等數(shù)十種編碼。因此，使用格式不同、特征明顯的代碼就容易辨認(rèn)與區(qū)分，不會(huì)被混淆誤解，使用也更方便。有些看似性質(zhì)不同的編碼對(duì)象，會(huì)在ERP中交叉使用，如果這些編碼相似，就有可能發(fā)生一碼多義或使用混淆。所以編碼格式是對(duì)編碼對(duì)象歸類(lèi)分組的標(biāo)準(zhǔn)和線索，劃分清晰的層次，標(biāo)注明顯特征，并且易懂好記，給輸入、查詢(xún)、分類(lèi)、輸出都帶來(lái)方便。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看初始化數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。
由于初始化數(shù)據(jù)反映的是上線時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過(guò)早準(zhǔn)備初始化數(shù)據(jù)是沒(méi)有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成初始化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更詳盡的計(jì)劃。
根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)正式的上線切換時(shí)間。由于涉及財(cái)務(wù)方面的諸多問(wèn)題，一般系統(tǒng)切換時(shí)間確定在企業(yè)下一會(huì)計(jì)月的開(kāi)始日。
在切換前必須進(jìn)行全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)間一般安排在實(shí)施前2～3周，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行相應(yīng)的盤(pán)盈盤(pán)虧處理。盤(pán)點(diǎn)時(shí)必須使用新的編碼，并及時(shí)核對(duì)新編碼是否有錯(cuò)編、漏編、重編的情況。
同時(shí)，要求各業(yè)務(wù)部門(mén)在上線切換前盡可能處理完未結(jié)清的各種帳務(wù)、訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后核賬的工作量。
在上線切換前1～2周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者手工錄入系統(tǒng)。在做數(shù)據(jù)收集時(shí)，最好事先做好規(guī)范的模板表格，確定不允許修改的關(guān)鍵字段，以利于數(shù)據(jù)的匯總和排序。
在確定的切換日將庫(kù)存期初數(shù)據(jù)、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。也可視數(shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或滯后錄入時(shí)間，但必須保持系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。實(shí)施前，應(yīng)先通過(guò)管理措施盡量減少期初數(shù)據(jù)量，并力保每一條數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，應(yīng)盡早安排對(duì)賬，因?yàn)閷?duì)賬越晚，數(shù)據(jù)的差異越大，也越難對(duì)得上。
系統(tǒng)上線后，還應(yīng)從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕?jù)做一次性的補(bǔ)錄工作，如因不可預(yù)計(jì)的原因造成數(shù)據(jù)錄入滯后，必須集中力量盡快解決。
系統(tǒng)上線實(shí)施后的一個(gè)月內(nèi)，要通過(guò)核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并分析差異所在，進(jìn)行調(diào)整。
數(shù)據(jù)的質(zhì)量是至關(guān)重要的，因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何現(xiàn)實(shí)的意義，ERP是建立在業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和時(shí)效性基礎(chǔ)上的企業(yè)管理軟件，如果企業(yè)不重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，那么ERP系統(tǒng)非但不能有效地提升企業(yè)的管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，反而會(huì)給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)災(zāi)難。
要得到企業(yè)真實(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，首先要對(duì)ERP項(xiàng)目真正理解和高度重視，讓企業(yè)把認(rèn)識(shí)及實(shí)施ERP的過(guò)程，引申到企業(yè)內(nèi)部改革、強(qiáng)化管理、轉(zhuǎn)換企業(yè)機(jī)制等一系列提高企業(yè)管理水平的過(guò)程，進(jìn)行管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新。只有這樣，我們實(shí)施ERP才可能真正的成功。
人們常用“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”來(lái)形容數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性，以此來(lái)表達(dá)對(duì)數(shù)據(jù)的高度重視。事實(shí)上，花在ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，真正需要大量時(shí)間完成的是伴隨整個(gè)實(shí)施過(guò)程的培訓(xùn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和管理變革這三項(xiàng)工作，它們往往占整個(gè)實(shí)施過(guò)程80%以上的時(shí)間。而且三者缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
數(shù)據(jù)一般分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩大類(lèi)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，它通常包括系統(tǒng)本身的參數(shù)、單據(jù)編碼、物料編碼、庫(kù)位編碼、客戶(hù)編碼、供應(yīng)商編碼、工作中心編碼、人員編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)操作權(quán)限設(shè)置、財(cái)務(wù)的科目設(shè)置等。而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)則是業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它通常包括車(chē)間訂單申請(qǐng)、車(chē)間訂單、采購(gòu)訂單申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售出庫(kù)單、銷(xiāo)售發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單、供應(yīng)商發(fā)票、退庫(kù)單、收料單、退料單、付款單、庫(kù)存事務(wù)數(shù)據(jù)等。
由于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的類(lèi)型不同，在實(shí)施中采用的準(zhǔn)備對(duì)策也有所不同。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)，往往在實(shí)施的開(kāi)始階段就著手準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間也比較長(zhǎng)，可以安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開(kāi)始準(zhǔn)備，準(zhǔn)備時(shí)間短，因而需要投入的人力也比較多。
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是分布最廣、數(shù)量最多的數(shù)據(jù)。它既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品等。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
明確了需要準(zhǔn)備什么數(shù)據(jù)，下一步就是制定相應(yīng)的編碼規(guī)則。要確保ERP實(shí)施的質(zhì)量，必須強(qiáng)化實(shí)施中的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作來(lái)說(shuō)，就是制定適宜各業(yè)務(wù)部門(mén)使用的編碼規(guī)則，并要求各業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)真執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化要求，進(jìn)行規(guī)范化操作、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這樣才能保證ERP系統(tǒng)實(shí)施的質(zhì)量。
數(shù)據(jù)編碼規(guī)則基本都遵循以下原則:
唯一性: 即一物一碼，必須保證一種物料僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一種物料。同時(shí)必須避免和防止一物多碼和多物一碼現(xiàn)象的出現(xiàn)。例如: 物料編碼0001只能表示A零件。
標(biāo)準(zhǔn)性: 編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，盡可能與國(guó)際或國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。
另外，考慮到編碼應(yīng)盡可能好記易用，在滿(mǎn)足要求的情況下盡可能的短小，這樣有利于提高錄入效率。同時(shí)，讓編碼在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變，也有利于提高編碼的普及率和利用率。
實(shí)用性: 從實(shí)用性角度出發(fā)，編碼應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求，又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。
原來(lái)柳工的零件代碼是在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)由設(shè)計(jì)人員自行編制的，如: ZL50A.12A.3-1，其含義為ZL50A系列裝載機(jī)第12部分的第3個(gè)部件的第1個(gè)零件。每設(shè)計(jì)的一個(gè)零件最終必須歸屬到一個(gè)最終產(chǎn)品，如上面的ZL50A裝載機(jī)。而且，這種標(biāo)注方法不能確切知道其材料屬性，當(dāng)其材料設(shè)計(jì)更改時(shí)，零件號(hào)只會(huì)更改為ZL50A.12A.3-1A或ZL50A.12A.3-1B。在實(shí)施ERP之后，需要使用物料、部門(mén)、工作中心、倉(cāng)庫(kù)、貨位、帳號(hào)等數(shù)十種編碼。因此，使用格式不同、特征明顯的代碼就容易辨認(rèn)與區(qū)分，不會(huì)被混淆誤解，使用也更方便。有些看似性質(zhì)不同的編碼對(duì)象，會(huì)在ERP中交叉使用，如果這些編碼相似，就有可能發(fā)生一碼多義或使用混淆。所以編碼格式是對(duì)編碼對(duì)象歸類(lèi)分組的標(biāo)準(zhǔn)和線索，劃分清晰的層次，標(biāo)注明顯特征，并且易懂好記，給輸入、查詢(xún)、分類(lèi)、輸出都帶來(lái)方便。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。
有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就有了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是不是能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看初始化數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確地錄入系統(tǒng)了。
由于初始化數(shù)據(jù)反映的是上線時(shí)間點(diǎn)的數(shù)據(jù)，因此過(guò)早準(zhǔn)備初始化數(shù)據(jù)是沒(méi)有意義的，這些事務(wù)處理數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成初始化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要更詳盡的計(jì)劃。
根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)正式的上線切換時(shí)間。由于涉及財(cái)務(wù)方面的諸多問(wèn)題，一般系統(tǒng)切換時(shí)間確定在企業(yè)下一會(huì)計(jì)月的開(kāi)始日。
在切換前必須進(jìn)行全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)間一般安排在實(shí)施前2～3周，并在財(cái)務(wù)上進(jìn)行相應(yīng)的盤(pán)盈盤(pán)虧處理。盤(pán)點(diǎn)時(shí)必須使用新的編碼，并及時(shí)核對(duì)新編碼是否有錯(cuò)編、漏編、重編的情況。
同時(shí)，要求各業(yè)務(wù)部門(mén)在上線切換前盡可能處理完未結(jié)清的各種帳務(wù)、訂單和應(yīng)收應(yīng)付單據(jù)，以減少系統(tǒng)切換的難度，同時(shí)也降低日后核賬的工作量。
在上線切換前1～2周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或者手工錄入系統(tǒng)。在做數(shù)據(jù)收集時(shí)，最好事先做好規(guī)范的模板表格，確定不允許修改的關(guān)鍵字段，以利于數(shù)據(jù)的匯總和排序。
在確定的切換日將庫(kù)存期初數(shù)據(jù)、科目余額和未結(jié)單據(jù)錄入系統(tǒng)。也可視數(shù)據(jù)量的多少適當(dāng)提前或滯后錄入時(shí)間，但必須保持系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況相符。實(shí)施前，應(yīng)先通過(guò)管理措施盡量減少期初數(shù)據(jù)量，并力保每一條數(shù)據(jù)都準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，應(yīng)盡早安排對(duì)賬，因?yàn)閷?duì)賬越晚，數(shù)據(jù)的差異越大，也越難對(duì)得上。
系統(tǒng)上線后，還應(yīng)從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕?jù)做一次性的補(bǔ)錄工作，如因不可預(yù)計(jì)的原因造成數(shù)據(jù)錄入滯后，必須集中力量盡快解決。
系統(tǒng)上線實(shí)施后的一個(gè)月內(nèi)，要通過(guò)核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并分析差異所在，進(jìn)行調(diào)整。
數(shù)據(jù)的質(zhì)量是至關(guān)重要的，因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何現(xiàn)實(shí)的意義，ERP是建立在業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和時(shí)效性基礎(chǔ)上的企業(yè)管理軟件，如果企業(yè)不重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，那么ERP系統(tǒng)非但不能有效地提升企業(yè)的管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，反而會(huì)給企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)災(zāi)難。
要得到企業(yè)真實(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，首先要對(duì)ERP項(xiàng)目真正理解和高度重視，讓企業(yè)把認(rèn)識(shí)及實(shí)施ERP的過(guò)程，引申到企業(yè)內(nèi)部改革、強(qiáng)化管理、轉(zhuǎn)換企業(yè)機(jī)制等一系列提高企業(yè)管理水平的過(guò)程，進(jìn)行管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新。只有這樣，我們實(shí)施ERP才可能真正的成功。
